Системата за управление на хотела (PMS) има за цел да улесни ежедневните операции. Тя трябва да помага на екипа да управлява резервациите, стаите, пристиганията, заминаванията, данните за гостите и отчетността с по-малко стрес. Но с разрастването на хотела същата тази PMS, която някога е изглеждала „достатъчна“, може да започне да забавя работата на хотела.
Проблемът е, че хотелите често забелязват проблема твърде късно. В началото признаците изглеждат незначителни: повече електронни таблици, повече ръчни проверки, повече съобщения между отделите, повече повтарящи се въпроси от гостите. С течение на времето тези малки пропуски се превръщат в по-големи оперативни разходи.
Ако вашата система за управление на хотела (PMS) вече не осигурява на екипа ви достатъчен контрол, прозрачност и взаимодействие по време на целия престой на гостите, може би е време да прецените дали не се нуждаете от по-цялостна платформа за хотели.
1) Вашият екип използва прекалено много електронни таблици
Електронните таблици често се използват, когато системата за управление на имоти (PMS) не предоставя на екипа достатъчно ясна информация за това, от което се нуждае.
Може да видите електронни таблици за:
- пристигания и заминавания
- проследяване на плащанията
- приоритети при поддържането на чистотата
- проблеми, свързани с поддръжката
- искания на гостите
- ежедневно отчитане
- проверка на цените или наличността
Електронната таблица не винаги представлява проблем. Но ако персоналът разчита ежедневно на електронни таблици, за да „попълва“ системата за управление на имоти (PMS), това означава, че системата вече не поддържа дейността по подходящ начин.
По-добрият обзор на ежедневните дейности помага на екипите да намалят ръчното проследяване чрез Дневния мениджър.
2) Служителите на рецепцията прекарват твърде много време в търсене на информация
Ако рецепцията постоянно трябва да се обажда на отдела за почистване, да изпраща съобщения до отдела за техническо обслужване, да проверява състоянието на плащанията или да претърсва бележките, това означава, че системата за управление на хотела (PMS) не предоставя на екипа достатъчно актуална информация.
Това създава напрежение в най-неподходящите моменти: при настаняване, при напускане, по време на пиковите часове на пристигане и при жалби от гости.
Ръководството трябва да може бързо да прецени какво е важно:
- готовност на стаята
- неплатени суми
- закъснелите
- искания на гостите
- заети стаи
- нерешени въпроси
- днешните приоритети
Именно тук интегрираният работен процес се оказва по-полезен от обикновена система за управление на имоти (PMS).
3) Гостите продължават да задават едни и същи въпроси
Ако екипът ви отговаря всеки ден на едни и същи въпроси, това е проблем в системата.
Често задаваните въпроси включват:
- В колко часа е настаняването?
- Къде мога да паркирам?
- Каква е паролата за Wi-Fi?
- Как мога да вляза в имота?
- Мога ли да се настаня по-късно?
- Закуската включена ли е?
- Как да платя остатъка?
Съвременното управление на хотел не бива да разчита единствено на това, че персоналът ръчно повтаря едни и същи отговори. Гостите трябва да имат достъп до ясна информация както преди, така и по време на престоя си чрез „Дигиталната рецепция“.
4) Процесът на регистрация все още изисква прекалено много ръчна работа
Ако пристигнат гости, а екипът все още трябва ръчно да събира данни, да обяснява правилата, да проверява плащанията и да обработва формулярите, процедурата по настаняване се забавя и става по-стресираща.
Това се отразява както на качеството на обслужването, така и на морала на персонала.
В един съвременен процес на посрещане на гостите трябва да се извършат колкото се може повече административни дейности, преди гостът да стигне до рецепцията:
- данни за госта
- потвърждение на политиката
- информация за плащането
- час на пристигане
- инструкции за достъп
- специални изисквания
Това става по-лесно с цифровата регистрация / регистрацията чрез QR код.
5) Изготвянето на отчетите отнема твърде много време
Ако мениджърите се налага да изготвят отчети ръчно, да експортират данни, да обединяват файлове или да искат актуализации от персонала, това означава, че системата за управление на имоти (PMS) не осигурява на ръководството необходимата прозрачност.
Едно добро отразяване трябва да дава бързи отговори на прости въпроси:
- Какво се случва днес?
- Кои пристигащи изискват внимание?
- Кои стаи са с закъснение?
- Кои плащания са просрочени?
- Кои задачи са отворени?
- Къде се появяват повтарящите се проблеми?
Когато отчитането се забавя, решенията се вземат в отговор на възникнали ситуации. По-ясната картина, която Дневния мениджър предоставя на ръководството, помага на лидерите да действат по-рано.
6) Процесът на резервация ви се струва несъгласуван
Системата за управление на хотели (PMS) може да управлява резервациите вътрешно, но това не винаги гарантира добро преживяване за гостите.
Ако процесът на директно резервиране, комуникацията с гостите, плащанията и процедурата по настаняване не са съгласувани, гостът може да срещне следните проблеми:
- повторни искания за информация
- неясни потвърждения
- бавно обработване на плащанията
- противоречиви съобщения
- повече триене преди пристигането
По-доброто директно пътуване започва с изчистен, оптимизиран за мобилни устройства модул за резервации и интегриран процес преди пристигането.
7) Интеграциите създават повече работа, а не по-малко
Интеграциите би трябвало да намалят ръчната работа. Но ако екипът ви все още се налага да проверява внимателно всяка актуализация, да отстранява несъответствия или да търси грешки между системите, това означава, че интеграцията не функционира ефективно.
Това често се случва, когато няма ясен „източник на достоверна информация“ за:
- тарифи
- наличност
- ограничения
- промени в резервацията
- статус на плащането
- данни за гостите
За разрастващите се хотели целта не е просто „повече интеграции“. Целта е по-интелигентни и по-ясни работни процеси, при които данните се прехвърлят правилно, а изключенията са видими.
Това е особено важно при работа с Канален мениджър, система за резервации, системи за плащания и инструменти за комуникация с гостите.
Какво се случва, когато капацитетът на един хотел надхвърли възможностите на неговата система за управление на хотела (PMS)
Когато дадена система за управление на хотели (PMS) вече не отговаря на нуждите, хотелите обикновено се сблъскват със следните проблеми:
- повече ръчна администрация
- по-бавно пристигащи
- по-голям стрес за персонала
- още въпроси от гости
- по-слабо отчитане
- още оперативни грешки
- по-ниска увереност при вземането на ежедневни решения
- по-големи затруднения при мащабирането между екипите или обектите
Проблемът не винаги е в самата система за управление на хотела (PMS). Понякога хотелът просто е нараснал до степен, която надхвърля възможностите на базовата система.
На какво да обърнем внимание в следващата система
Когато преглеждате следващата си конфигурация, потърсете система, която ви помага в следното:
- управление на местата за настаняване
- пряко резервиране
- цифрово регистриране
- общуване с гостите
- плащания
- ежедневни задачи и прозрачност
- отчитане
- интеграции
- координация на екипа
Най-добрата система не трябва просто да съхранява резервациите. Тя трябва да обединява работния процес от резервацията до напускането на хотела и да помага на мениджърите да поддържат контрол.
Заключение
Един хотел изчерпва възможностите на своята система за управление на хотела (PMS), когато екипът започне да измисля алтернативни решения, за да я заобикаля. Ако електронните таблици, ръчните проверки, повтарящите се въпроси от гостите, несъвместимите инструменти и бавните отчети се превръщат в нещо обичайно, може би е време да преминете към по-интегриран работен процес за управление на хотела.
Целта не е да се замени една система с друга. Целта е да се намалят пречките, да се подобри прозрачността и да се предостави на екипа по-ясен начин за управление на ежедневните задачи. Ако искате да разберете дали вашият хотел вече е надраснал настоящата си система за управление на хотела (PMS), можете да резервирате демонстрация с Inntelligent.