Двупосочната интеграция звучи впечатляващо. За хотели, ресторанти и екипи в сферата на хотелиерството и ресторантьорството това обикновено означава, че информацията може да се предава в двете посоки между две системи: резервации, наличност, цени, плащания, данни за гостите или оперативни актуализации. Но „двупосочна“ не означава автоматично „интелигентна“.
Една интелигентна интеграция не се определя само от прехвърлянето на данни. Тя се определя от това дали правилните данни се прехвърлят в подходящия момент, в правилната посока, съгласно правилните правила и без да се създава оперативна неяснота. За хотелите това е от значение, тъй като една лошо проектирана интеграция може да доведе до свръхрезервации, грешни цени, дублиране на работата или непоследователна комуникация с гостите.
Ето защо стратегията за интеграция трябва да бъде част от по-широката хотелска платформа, а не да се разглежда като техническа опция.
Какво обикновено означава „двупосочна интеграция“
Двупосочната интеграция обикновено означава, че система А може да изпраща информация към система Б, а система Б може да изпраща информация обратно към система А.
Например:
- системата за управление на резервациите (PMS) изпраща цени и информация за наличността към мениджъра на каналите
- мениджърът на каналите изпраща резервациите обратно към PMS
- системата за резервации изпраща директни резервации към хотелската система
- актуализациите на статуса на плащанията се записват в записите за резервациите
- данните за настаняването на гостите се връщат в оперативния информационен панел
Това може да бъде много ефективно. Но може и да се превърне в риск, когато никой не знае със сигурност коя система е източникът на достоверна информация.
Истинският въпрос: кой контролира какво?
Най-голямата грешка при интеграцията е да се позволи на няколко системи да „контролират“ едно и също нещо.
Например, ако както PMS, така и друга платформа могат да актуализират наличността, хотелът се нуждае от ясни правила:
- Коя система управлява запасите?
- Коя система регулира цените?
- Коя система контролира ограниченията?
- Коя система съхранява окончателния запис за резервацията?
- На коя система трябва да се доверяват служителите, когато има несъответствие?
Без ясно определена отговорност двупосочната интеграция може да се превърне в двустранен проблем.
Това е особено важно при управлението на цените и наличността чрез „Цени и наличност“.
Когато двупосочната интеграция става рискована
1) Когато двете системи могат да се записват една върху друга
Ако на две системи се позволи да актуализират едно и също поле, съществува риск една правилна актуализация да бъде заменена с по-стара или непълна. Това може да се случи с цените, наличността, бележките за гостите или статуса на плащането.
Интелигентната интеграция предотвратява ненужното презаписване и определя точно коя система има право да управлява всяка отделна точка от данните.
2) Когато моментът на синхронизацията не е ясен
Някои системи се синхронизират незабавно. Други се синхронизират на определени интервали. Някои актуализации може да се провалят и да бъдат повторени по-късно. Ако екипът на хотела не разбира логиката на синхронизацията, той може да предположи, че дадена информация е актуална, когато всъщност не е.
Това придобива особено значение, когато резервациите се прехвърлят между системата за резервации, PMS и свързаните партньори.
3) Когато изключенията не са видими
Дори и при добрите интеграции има изключения: неуспешни актуализации, типове стаи без съответстващи цени, липсващи цени, отхвърлени резервации или проблеми с плащанията. Интелигентната интеграция не скрива тези проблеми. Тя ги извежда на преден план, за да може екипът да предприеме необходимите действия.
Мениджърите се нуждаят от оперативна прозрачност чрез Дневен мениджър, а не само техническа връзка на заден план.
4) Когато пътят на госта се фрагментира
Двупосочната интеграция може да осигури правилното прехвърляне на данните, но все пак преживяването на госта може да изглежда несъгласувано. Например, резервацията може да бъде получена правилно, но гостът все пак може да получи неясни инструкции, повтаряща се информация или да се сблъска с неясноти при плащането.
Интелигентната интеграция подпомага целия процес, включително цифровата регистрация и комуникацията преди пристигането.
Интелигентната интеграция се отнася до работния процес, а не само до свързването
Една интелигентна интеграция трябва да дава отговор на следните въпроси:
- Какъв е източникът на истината?
- Кои данни трябва да се прехвърлят автоматично?
- Кои данни трябва да изискват одобрение от човек?
- Какво се случва, ако синхронизацията се провали?
- Как екипът ще открива и отстранява изключенията?
- Как това подобрява преживяването на гостите?
Ако интеграцията не подобри работния процес, това е просто връзка — а не интелигентна конфигурация.
Пример: интеграции с канални мениджъри
Интеграциите с канални мениджъри често се описват като двупосочни, тъй като информацията за наличността, цените и резервациите се прехвърля между системите.
Но за да се настрои правилно, са необходими повече подробности:
- типовете стаи трябва да бъдат правилно съпоставени
- тарифните планове трябва да имат ясна структура
- ограниченията трябва да се контролират от подходящото място
- промените в резервациите трябва да се отразяват коректно
- Рискът от свръхрезервации трябва да се управлява внимателно
За хотелите, които работят с множество онлайн туристически агенции (OTA) и директни канали, интелигентната свързаност осигурява по-ефективна дистрибуция чрез свързан конфигурация на каналния мениджър .
Пример: цифрово регистриране и данни за гостите
Процесът на дигитално настаняване позволява да се събират данни за гостите преди пристигането им и да се изпращат към оперативния екип. Това звучи просто, но умната част се състои в това да се реши каква информация трябва да се събира, къде да се съхранява и как персоналът трябва да я използва.
Целта не е да се събират повече данни. Целта е да се намали натоварването на административния персонал и да се подготви екипът по-добре.
Ето къде цифровото чекиране / чекирането чрез QR код могат да подпомогнат процеса, без да претоварват персонала.
Пример: плащания
Интеграциите за плащания могат да бъдат изключително полезни, но само ако актуализациите на статуса са ясни. Сътрудниците не трябва да се налага да гадаят дали дадено плащане е одобрено, изплатено, неуспешно, възстановено или все още е в очакване.
Една интелигентна интеграция на платежните системи трябва да намалява въпросите, а не да създава нови. Тя трябва да помага на хотела да управлява депозитите, салдата и доверието на гостите чрез интегрирани доставчици на платежни услуги.
Какво прави една интеграция „умна“?
Една интелигентна интеграция притежава пет качества:
1) Ясно определена собственост
Всяко важно поле трябва да има един единствен източник на достоверна информация.
2) Полезна автоматизация
Автоматизацията трябва да премахне повтарящата се работа, а не да създава скрити рискове.
3) Видимост на изключенията
Екипът трябва да знае кога нещо не работи, променя се или изисква внимание.
4) Въздействие върху пътуването на гостите
Интеграцията трябва да направи преживяването на гостите по-гладко, а не само да опрости работата на бекенда.
5) Човешка намеса, когато е необходимо
Някои решения трябва да останат в ръцете на мениджърите, особено що се отнася до ценообразуването, изключенията, жалбите и оперативните компромиси.
Въпроси, които трябва да си зададете, преди да свържете нова интеграция
Преди да активират която и да е интеграция, ръководителите на хотели трябва да си зададат следния въпрос:
- Какви данни ще се прехвърлят във всяка посока?
- Коя система управлява цените и наличността?
- Какво става, ако актуализацията се провали?
- Персоналът може ли да вижда грешките или само техническият доставчик?
- Това ще намали ли ръчния труд или просто ще го премести другаде?
- Ще подобри ли това преживяването на гостите?
- Екипът знае ли на коя система да се довери?
Ако тези въпроси не са ясни, интеграцията може да е технически възможна, но оперативно неефективна.
Заключение
Двупосочната интеграция не е автоматично и „умна“ интеграция. „Умната“ интеграция означава контролиран поток от данни, ясна отговорност, видими изключения и реална оперативна полза. Хотелите не трябва да свързват системите си само защото могат. Те трябва да ги свързват по начин, който намалява ръчната работа, защитава приходите, подобрява преживяването на гостите и позволява на мениджърите да запазят контрола. Ако искате да изградите по-интелигентен работен поток за интеграция за вашия хотел, можете да резервирате демонстрация с Inntelligent.